社内コミュニケーションアップに使える電話メモを（少しだけ）まとめてみました。
電話メモって便利ですよね。
電話メモ。
僕がまともな社会人になり、一番怒られたのが電話に出る速度、そして電話を回す人に書くメモ。
日時を書いていないと、「いつ電話来たかわかんねーじゃん！」と突っ込みを受けました。当時はポストイットとかに書いていたんですが、ある日デスクの女性が僕に「電話メモ」なる、必要項目が穴になっていて、抜け漏れなく埋めるだけ、というフォーマットを教えてくれ、「おおっ！世の中にはこんな便利なモノがあったとは！」と衝撃を受けました。
それ以来、入社7年目で電話に出なくても誰からも突っ込みを受けなくなった今でも電話メモは必ず僕のデスクにあります。
今日はそんな電話メモを使って、社内の人とコミュニケーションを取ることを目的に書いてみます。
メモの必須スペック
オフィス内では、
- 口頭
- メール
- メモ
という連絡手段が一般的。
そんなメモでも2種類あります。
- 不在のうちに用件がある人が来て、用件のさわりとリアクションが欲しい旨が記載されたもの。
- 自分が不在のうちに周りの同僚が取ってくれた電話メモ。
そして電話メモは人によって、様々な書き方がありますが、以下項目が必ず満たされるべきだと思っています。
電話メモ必須の6要素
- 誰宛か？
- どこの会社or部門？
- どなたから？
- 電話があった日時
- 求められているアクション（折り返し、電話があったことを伝えて欲しい、また連絡する）
- メモを書いてくれた人はどなた？
意外と漏れるのが、電話があった日付/時間、メモを書いてくれた人の氏名2点。
日時まで求める理由は、電話の行き違いを防ぐためなど。メモを書いてくれた人の氏名はメモ内容に不備があった際に確認するため。
以上を踏まえつつ、あとは渡す人だけ間違えなければ、非常に有効なコミュニケーションツールになり得ると思います。
社内で公然と手紙を渡せる手段ですよね。
前述の「電話メモ必須の6要素」さえ踏まえていれば、くだけた表現でもいいと思います。例えば、
山田様
某株式会社の田中様より電話あり。
折り返し頂きたいとのことでした。
2007/8/7 15:05
佐藤
というのを、
山田ちゃん。
某社の田中さんからテルあり。
折り返テルで。
2007/8/7 15:05
佐藤
とか、ルー語変換を使って、
山田様
某株式会社の田中様よりテレフォンあり。
ターンアップしレシーブしたいとのことでした。
2007/8/7 15:05
佐藤
もありかな、と思います。
一文書くのが面倒な場合は、僕のように皆さんが作ってくれたフォーマットを使うのもアリ。
電話メモのフォーマット無料配布のオススメサイトまとめ
というわけで、素敵な電話めもをちょいとだけまとめてみました。
ウケ狙いなら？
-
- 俺様アプリケーション[俺様電話メモ]
http://park3.wakwak.com/~ore/application/telmemo/
▼侍電話メモ
この中ではスタンダード。
▼コギャル電話メモ
人を怒らせるリスクもあります。諸刃の電話メモ
▼シャア専用電話メモ
もらった人がガンダム世代なら、かなり響くと思います。尚、使用に当たっては必ずカラープリントとカラーコピーで、赤字で書くこと！
ちなみに僕が普段使わせて頂いているのが、「軍師メモ」。言い回しがなんとなくステキで。
他にもこのサイトにはかなりオオウケ必至なメモが合計27種類あります。作成して頂いた管理人さん、ありがとうございますー！
おしゃれなデザインの電話メモなら？
デザインが素敵！女性らしい感じがいいですね。全5種類、FAX用紙とかも配布されています。
Matsurica 電話メモ
http://matsurica.com/tel/
プロが作った美しいメモ
美しい「電話伝言メモ」の書き方〜後編〜 オリジナル「伝言メモ」を作ろう - ［一般事務の仕事］All About
http://allabout.co.jp/career/clerk/closeup/CU20050407B/index.htm
こちらもプロ
オリジナルテンプレート：総務部門編：電話メモ帳
http://www-z.fujixerox.co.jp/tool/template/soumu09.html
ぱんだ印付き
ちょっとムカツク上司にはこのメモで小さく反撃！
がややウケ。
ぱんだ印
http://maco.chu.jp/jitsuyou/01.html
これもプロ。
電話連絡メモテンプレート｜中小企業のポータルサイト・経革広場｜ビジネス文書テンプレート集
http://www.keikakuhiroba.net/service/format/21.html
あとはお気に入りを探してみてください。
総括
昔より紙ベースでのやり取りが無くなった分、メモは注目度を増しています。
離席後、デスクにメモがあるとメールより先に読みますし、そのメモは内容が完遂されない限り、大体の人はデスクに残すと思いますしね。
逆に皆さんの電話メモ活用術や面白いフォーマットがあれば教えてくださいー。
雑記
- 今日は唸るような暑さでした。
- .Macがリニューアル？高まる期待★
